Guia de operação
Como acompanhar recebimentos e custos por veículo
O valor de uma locação, o dinheiro já recebido e os custos do carro são informações diferentes. Manter esses registros separados ajuda sua equipe a responder duas perguntas do dia a dia: quanto ainda falta receber e quais despesas precisam ser conferidas.
1. Confira o valor combinado da locação
Revise o período, as diárias, os extras e os ajustes que compõem o total. Registre mudanças no orçamento ou na locação correspondente para que a equipe use o mesmo valor de referência. Em reservas com vários veículos, confira os itens de cada carro e o total da reserva.
2. Registre cada pagamento recebido
Para pagamentos parciais, registre o valor efetivamente recebido e sua data. Um comprovante enviado pelo cliente precisa ser conferido com a fonte do recebimento. Antes de lançar novamente, verifique se o pagamento já está registrado.
- Locação à qual o recebimento pertence.
- Valor, data e forma de pagamento.
- Referência interna que permita conferir o lançamento.
- Diferenças, estornos ou ajustes que ainda precisam de revisão.
3. Revise o saldo em aberto
Compare o total atualizado com os pagamentos confirmados. Revise saldos antes da retirada e da devolução conforme sua política de atendimento. Não conclua que uma fatura emitida foi paga: emissão e recebimento são etapas diferentes. Quando encontrar uma divergência, confira o registro e a fonte do pagamento antes de ajustar valores.
4. Relacione as despesas ao veículo correto
Registre o custo, a data, a categoria e o veículo ao qual ele se refere. Use um critério consistente para manutenção, limpeza e outros gastos diretos. Custos compartilhados, como despesas da empresa, precisam de um critério separado de distribuição se você quiser compará-los por veículo.
5. Compare períodos com o mesmo critério
Ao revisar os relatórios, confirme se está olhando a data da locação, do vencimento ou do recebimento. Compare os mesmos períodos e critérios. Receita menos os custos que você registrou não equivale necessariamente ao lucro: pode haver outros gastos, taxas e ajustes fora daquele recorte.
- Pagamentos registrados conferem com os recebimentos efetivos.
- Saldos em aberto têm uma próxima ação definida.
- Despesas foram atribuídas ao veículo e período corretos.
- Diferenças identificadas têm um responsável pela conferência.
Pratique essa rotina no MegaCars
No MegaCars, use a locação e sua fatura para acompanhar pagamentos parciais e saldos. Registre custos por veículo e confira os relatórios disponíveis no seu plano. O pagamento online via Stripe faz parte do Premium e exige configuração pela locadora. O teste gratuito usa o Pro; uma fatura ou um registro manual não comprova, por si só, que o dinheiro chegou à conta.